Wybór odpowiedniego systemu ERP spełniającego wszystkie oczekiwania przedsiębiorstwa nie jest łatwą decyzją, którą można podjąć w jeden dzień. Wymaga czasu, znajomości dostępnych rozwiązań oraz znalezienia partnera, który poprowadzi nas przez cały proces. Zwłaszcza, że system ma nam służyć przez minimum kilka lat. Jak przygotować się do wdrożenia i na co zwrócić szczególną uwagę?

Na wdrożenia systemów ERP decyduje się coraz więcej firm, które rozumieją, że korzystanie z jednego rozwiązania zbierającego dane z różnych zespołów wpływa nie tylko na usprawnienie procesów, lecz także na obniżenie kosztów oraz na zwiększenie efektywności pracowników. Nadal jednak wiele przedsiębiorstw myśli, że ERP nie jest dla nich. Te obawy wynikają głównie z przekonania o wysokich kosztach wdrożenia, jego rozciągnięciu w czasie i problemach z nauką obsługi nowego oprogramowania. Większość z nich okazuje się niesłuszna, bo w przypadku skorzystania z gotowych modułów wdrożenie nie będzie drogie, a przejście na nowe rozwiązanie zazwyczaj odbywa się dość płynnie. Co do czasu, najwięcej zabiera samo przygotowanie. Dlaczego? Bo wymaga przemyślenia i przeglądu dotychczas wykorzystywanych programów.

Znajdź partnera

Żeby ułatwić sobie cały proces, należy znaleźć firmę wiedzącą, czym jest outsourcing IT, posiadającą doświadczenie w przeprowadzaniu wdrożeń ERP w branżach podobnych do tej, w której działa Twoja firma, a także mającą w ofercie opiekę po wdrożeniu. Opieka serwisowa ERP przyda się wtedy, gdy system trzeba będzie zaktualizować lub gdy pojawią się jakiekolwiek problemy z jego działaniem. Takie usługi świadczy m.in. Gecos, partner Comarch (https://gecos.pl).

Nazwij oczekiwania

Gdy wybór partnera masz już za sobą, należy dokładnie określić swoje oczekiwania w stosunku do systemu. Warto sobie postawić pytanie: czego wymagasz od nowego rozwiązania? I rzetelnie na nie odpowiedzieć. W tym celu konieczne będzie zebranie osób z różnych obszarów, które mają wiedzę na temat procesów w firmie. Nie muszą to być szefowie działów, ale np. ludzie pracujący najdłużej albo działający na styku departamentów. Ważne, żeby wiedzieli, co da się usprawnić i umieli opowiedzieć o swoich pomysłach.

Stwórz listę wymagań

Na podstawie wymagań należy stworzyć listę funkcjonalności z podziałem na ich istotność. Warto wydzielić wymagania obligatoryjne, te, które powinny się znaleźć w systemie ERP, żeby firma mogła lepiej funkcjonować, dodatkowe – pożądane, ale niekonieczne oraz te, które nie zostaną wdrożone teraz, ale być może zostaną wprowadzone w przyszłości.

Weź pod uwagę rozwój firmy

Jeśli mowa o przyszłości, projektując system ERP, trzeba uwzględnić dalszy rozwój firmy. Zakłada się, że wdrożenie ERP przeprowadza się raz na minimum 5 lat. W tym czasie dużo się może zmienić, dlatego warto pomyśleć o kierunku wzrostu przedsiębiorstwa. To wbrew pozorom istotnie wpływa na wybór rozwiązania.

Zastanów się, z czego obecnie korzystacie

Jednocześnie przed ostateczną decyzją powinno się po prostu zebrać wszystkie programy, z których pracownicy korzystają na co dzień i zapytać ich o to, co działa dobrze, a co wymaga poprawy. Na tym etapie decyduje się, jakie elementy zintegrować w obecnej wersji, a jakie zmienić, dlatego odpowiedź na to pytanie jest bardzo ważna.